Så blir du mer effektiv på jobbet.

02/01/2014.
Dagens Nyheter.

Ett kliniskt rent skrivbord, pärmar och inga kaffepauser innan lunch. Det är företagsstrategen Anki Bengtssons råd till den som vill bli mer effektiv på jobbet.

Ett kliniskt rent skrivbord, pärmar och inga kaffepauser innan lunch. Det är företagsstrategen Anki Bengtssons råd till den som vill bli mer effektiv på jobbet.

Det är inte bara frenetisk träning som lockar efter jul och nyårshelgen. Enligt Anki Bengtsson vill många också ha en nystart på jobbet med mer ordning och bättre disciplin. Anki Bengtsson arbetar bland annat med att hjälpa företag som vill nå bättre effektivitet och har skrivit boken ”Mer gjort och tid över”.
– Jag har under flera år studerat vad personer som är effektiva på jobbet gör och har sett ett mönster, säger hon.

Enligt Anki Bengtsson handlar mönstret om ordning och reda.

– Att ha ett städat skrivbord är jätte­viktigt. Man måste ha en ren horisont. Vill man ha bilder på familj eller vänner får man ha dem bakom sig. På skrivbordet ska bara den arbetsuppgift man håller på med just nu ligga, säger hon.
Andra sätt att nå effektivitet är enligt Anki Bengtsson att strukturera upp det man gör i olika pärmar. Allt ska vara sorterat i olika kategorier. En annan viktig del i arbetet med att bli effektiv är att alltid ha en långsiktig att-göra–lista.
– Det viktiga med den är att den ska vara gjord i prioriteringsordning. Innan man går hem varje dag ska man skriva ner morgondagens viktigaste arbetsuppgift högts upp. Den ska man sedan ta tag i direkt man kommer till jobbet nästa dag, säger Anki Bengtsson.

Hon förklarar att man är mest effektiv på förmiddagen, oavsett om man är morgonpigg eller inte.
– Då är hjärnan som mest alert och därför ska man börja med den tuffaste och viktigaste arbetsuppgiften. Man ska inte ta en kaffepaus eller kolla Facebook innan man sätter i gång. Fika kan man göra på eftermiddagen när hjärnan är tröttare.
Det är också viktigt att bara göra en sak i taget. Att arbeta med flera saker samtidigt och att avbryta det man gör för att kolla mejlen eller svara i telefon minskar effektiviteten.
– Ta bort plingljud på mejlen och använd tiden på eftermiddagen till att kolla den. Svara dessutom på mejlen direkt efter att du har läst dem om du lämnar det till senare är det lätt att glömma bort.
Hon menar att det, trots dessa tilltag, inte går att vara effektiv hela arbetsdagen.
– De som har rekord i effektivitet kan vara effektiva max sex timmar per dag, säger Anki Bengtsson.

http://www.dn.se/ekonomi/sa-blir-du-mer-effektiv-pa-jobbet-1 

Anki Bengtssons bästa tips

1 Städa ditt skrivbord och placera alla personliga saker, exempelvis bilder familjen, bakom din rygg.
2 Kategorisera det du arbetar med i olika pärmar med ett tydligt index.
3 Skriv en långsiktig att-göra-lista.
4 Skriv ner morgondagens viktigaste arbetsuppgift överst på listan och börja med den direkt du kommer till jobbet på morgonen.
5 Undvik att kolla Facebook eller att ta en kaffepaus innan du sätter i gång att arbeta.
6 Ta bort distraherande plingljud på mejlen och vänta med att gå igenom mejlen till eftermiddagen då du har mindre energi.
7 Sortera din mejl i mappar och radera alla mejl som inte är aktiva.
8 Svara på ett mejl eller lägg det i rätt mapp så fort du har läst det.
9 Håll möten på stående fot istället för sittande.
10 Håll dig i god form.